“O senhor lhe disse: Parabéns, servo bom e fiel! Como te mostraste fiel na administração de tão pouco, eu te confiarei muito mais. Vem participar da alegria do teu senhor!" (Mt 25,21)
Introdução e Diretrizes Gerais para Prestação de Contas
Para cumprir sua Missão a Pastoral da Criança necessita de recursos financeiros. A transparência de seu uso e da prestação de contas colaborarão para que estes não venham a faltar.
Prestar contas significa comprovar, de forma organizada, as despesas realizadas com os recursos da Pastoral da Criança.
Para cada mês de referência existirá apenas uma prestação de contas, sendo que nesta deverá constar todas as receitas recebidas e as despesas realizadas no mês de referência. Levar sempre em consideração que:
- Todo gasto só pode ser feito visando cumprir a Missão da Pastoral da Criança;
- Deverá ser prestado contas de todo e qualquer recurso recebido assim como qualquer gasto, independentemente do valor;
- A prestação de contas é mensal, porém temos algumas situações a serem observadas. São elas:
- Se não tiver recebido receita no mês de referência, porém tenha saldo do mês anterior e houver despesas realizadas, a prestação de contas original com os devidos comprovantes, deverá ser encaminhada para a coordenação nacional, seguindo as regras de prestação de contas.
- Se tiver saldo ou não do mês anterior, houver recebido ou não receita no mês e não tiver despesas realizadas no mês, somente neste caso, a prestação de contas, devidamente assinada, poderá ser enviada por foto para a coordenação nacional.
- Na prestação de contas deve ser especificado como receita todos os valores recebidos até o final do mês de referência;
- Devem ser colados todos os comprovantes (disponíveis) das despesas efetuadas até o final do mês de referência;
- Comprovantes das despesas efetuadas em meses anteriores ao mês de referência e que ainda não foram prestados contas podem ser incluídos na próxima prestação de contas que for feita. Exemplo: despesas de fevereiro podem constar na Prestação de Contas de abril;
- A prestação de contas deve ser enviada para a Coordenação Nacional logo após o encerramento do mês;
- É recomendável fazer pesquisa de preço para qualquer tipo de gasto, sendo obrigatória para gastos acima de um salário-mínimo nacional;
- Toda prestação de contas deverá ser revisada e assinada pelas três pessoas responsáveis pela Prestação de Contas, cadastradas préviamente na Coordenação Nacional;
- É recomendável manter na coordenação diocesana uma cópia das Prestações de Contas enviadas para a coordenação nacional, para o caso de haver o extravio da correspondência com documento original. Lembrando que a cópia pode ser em foto (legível), documento escaneado ou fotocópia.
- Acompanhar sempre o saldo que fica de um mês para o outro e se houve alguma observação após auditoria, em relação aos gastos realizados e comprovantes apresentados;
- Por exigência da CGU (Controladoria Geral da União) e do Ministério da Saúde todos os documentos comprobatórios de despesas anexados nas prestações de contas devem ser carimbados de forma que o carimbo não comprometa a leitura e identificação do documento. Este carimbo deve ser assinado pelo coordenador diocesano atestando o recebimento da mercadoria ou serviço referente aquela nota fiscal ou recibo e datado com a mesma data do comprovante. As prestações de contas das paroquias também precisam ser carimbadas pela diocese antes de serem encaminhadas para a Coordenação Nacional. Caso não possua o carimbo a diocese deve solicitar o Modelo na Coordenação Nacional.
Composição da Prestação de Contas - coordenação paroquial
A prestação de contas deve ser elaborada conforme o “Demonstrativo Mensal de Despesas Realizadas na Paróquia” e este deve estar acompanhado por todas as notas fiscais e recibos originais, inclusive os de repasse para as comunidades, conforme segue:
a) Comprovantes das despesas:
Todos os comprovantes de despesas devem ser colados em folha de papel e numeradas. Essa numeração também deve ser seguida no lançamento das despesas no demonstrativo.
b) Demonstrativo das despesas realizadas:
No formulário fornecido pelo Diocese, devem constar:
Receita:
– Data: colocar a data que recebeu o recurso.
– Especificação: especificar o tipo do recurso. Ex.: AFM, AFL, DOAÇÃO, REPASSE.
– Valor: colocar o valor recebido.
– Origem: preencher com R se o recurso foi captado no Ramo, com S se o recurso foi repassado pela coodenação diocesana, com N se recebido diretamente da coordenação nacional.
Despesa:
– Ordem das notas/recibos: colocar o número que cada nota recebeu na colagem.
– Data das notas/recibos: colocar a data da compra/repasse que consta na nota fiscal/recibo.
– Descrição das despesas: escrever brevemente a despesa. Ex: em uma nota de compra de fubá, azeite e arroz, colocar no quadro como “despesas com alimentação”.
– Valor: colocar o valor total da nota ou recibo.
– A última coluna “(*)” deverá ficar em branco, pois será preenchida pela coordenação diocesana.
Saldo para o próximo mês:
- Ao final do demonstrativo de despesa deve ser apurado o saldo a ser repassado para o próximo mês, fazendo uma conta com o total de receita menos total de despesa (Total da Receita – Total de despesa = saldo para o próximo).
Para baixar modelo de Demonstrativo das despesas realizados no ramo - clique aqui
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